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勤務地 | 東京都 23区 |
雇用形態 | 正社員 |
給与 | 400万円 ~ 500万円 |
Office Administrator
We are looking for a candidate who can provide a professional service as a general administration at this very well-respected international law firm in Tokyo. We offer a highly multicultural environment, and a friendly and supportive office culture.
RESPONSIBILITIES
• Answer our representative phones and transfer to the appropriate staff member, take and distribute accurate messages • Coordinate messenger and courier service (Sagawa, DHL, T-Serv) • Receive, sort and distribute incoming postal mail and courier • Prepare outgoing mail • fax, scan and copy documents • Management of office filing and storage systems, including arrangements for the disposal of confidential documents • Update and maintain internal staff contact lists or seating chart • Organize travel arrangements for business services staff • Co-ordinate and organize office events • Monitor and maintain office supplies • Ensure office equipment is properly maintained and serviced • Perform work related errands as requested such as going to the post office and public offices • Keep office area clean and tidy • Facility management including office security systems • Support on dealing with IT vendors • Processing of invoices and reimbursement of expenses
• Updating operational manuals
• Supporting other department’s administrative work on ad-hoc basic Back-up for reception staff • Provides support to the office manager by locating and collecting information required for procurement activities, assisting with awareness-raising activities on sustainability and responsible business, and assisting with responding to various requests from the global team • Support office managers in planning and holding APAC conference
職務経験 | 3年以上 |
キャリアレベル | 中途経験者レベル |
英語レベル | ビジネス会話レベル |
日本語レベル | ネイティブ |
最終学歴 | 短大卒: 準学士号 |
現在のビザ | 日本での就労許可が必要です |
REQUIREMENTS
• Excellent communication skills
• Native Japanese language skills
• Business-level English language skills
• Basic PC skill (word, excel, outlook, etc.)
• At least 5-6 years' experience in general administration in a professional services firm is preferable. General administration experience in other business companies is also acceptable.
• Team player and flexible attitude
• Ability to work independently
• Flexibility, Client focused
雇用形態 | 正社員 |
給与 | 400万円 ~ 500万円 |
勤務時間 | 9:15-17:30 (flexibility may be required) |
休日・休暇 | [勤務日] 月~金、週5日 |
業種 | 法律事務所 |
会社の種類 | 中小企業 (従業員300名以下) - 外資系企業 |
外国人の割合 | 外国人 半数 |