Academic Collaborations Coordinator – Domestic/学術連携コーディネーター

Position Summary:

Institutional-level research collaboration, especially with domestic scientific research universities, has been identified as a strategic imperative for OIST by the University’s top-level executives, the Cabinet Office, and external and internal audit and evaluation teams. As OIST has evolved and direct Japanese government funding has tightened, such collaborations have become predicates for successful competition for external funding, in particular teamed applications for large center grants. One of the successful awards is J-PEAKS. Such grants are becoming progressively more essential to the continuation of the high-trust funding system that has allowed OIST to rise so quickly to prominence among Japanese scientific research institutions.

The Office of the Dean of Research has developed a rich portfolio of institutional-level collaborative relationships. These relationships are vital to execute programs and activities under the J-PEAKS framework successfully.

The Academic Collaborations Coordinator will be an integral part of the Academic Partnership Section, reporting directly to the senior manager of Academic Partnerships. With a primary focus on leveraging resources from the J-PEAKS grant, this position is dedicated to fostering institutional-level research collaborations, particularly with domestic scientific research universities. The coordinator will work closely with various stakeholders to ensure the successful execution of programs and activities under the J-PEAKS framework, contributing to OIST's strategic goals in research and funding acquisition.

The position will be based in Okinawa and will report to the senior manager of the Academic Partnership Section.  

This position is funded by the J-PEAKS Grant, which was approved by the Japan Society for the Promotion of Science (JSPS).

Responsibilities:

• Report activities and projects conducted within the J-PEAKS framework to the senior manager of the Academic Partnership Section.
• Plan, initiate, cultivate, and leverage OIST’s institutional-level research partnerships, with a special emphasis on collaborative partner universities of J-PEAKS.
• Communicate with partner institutions to develop collaborative programs, events, and projects appropriate to the developmental stage of the institutional relationship.
• Solicit cooperation and active participation from various stakeholders, including PIs, researchers, executives, students, and administrators, to ensure program success.
• Plan, organize, promote, and execute workshops, symposia, and other activities in support of institutional-level partnerships.
• Develop and execute an operating budget allocated for J-PEAKS projects.
• Prepare periodic and ad hoc reports concerning institutional-level collaborative activities.
• Collaborate with other sections and elements of OIST to leverage strategic partnerships for external funding applications, including large center grants.
• Operate internal grant systems, such as SHINKA, with the Grants section to facilitate and foster individual research collaborations within the scope of institutional-level collaborative activities.
• Promote programs internally to faculty, researchers, and the OIST community and mobilize communication resources within partner institutions to promote and report on their collaborations with OIST.
• Assist with planning and application for large grants to fund programs and other activities at OIST.
• Work with the Graduate School to develop internships and other student-focused programs arising from institutional-level collaborative relationships.
• Consolidate and coordinate collaborative activities across other divisions of OIST to support the duties and plans of the Dean of Research.
• Fulfill any other duties necessary to ensure a vibrant portfolio of institutional-level collaborative relationships.

--------------------------

ポジション概要：

大学のトップエグセクティブ、内閣府、外部および内部の監査・評価チームによって、OISTにとって機関レベルの研究連携、特に国内の科学研究大学との連携が戦略的に重要とされています。OISTが発展し、日本政府からの直接的資金提供が厳しくなる中で、このような機関レベルの連携は、外部資金獲得、特に拠点型の助成金の競争において成功の前提条件となっています。その一例がJ-PEAKS事業助成金です。このような助成金は、OISTが日本の科学研究機関の中で急速に台頭するための高い信頼性に基づく資金システムを継続する上で、ますます不可欠なものとなってきています。

研究担当ディーンオフィスは、機関レベルの協力関係の豊富なポートフォリオを構築してきました。これらの関係は、J-PEAKS の枠組みの下でプログラムや活動を成功裏に実行するために不可欠です。   

学術連携コーディネーターは、アカデミック・パートナーシップ・セクションのシニアマネージャーの直下で、J-PEAKS 助成金のリソースを活用することに主眼を置き、特に国内の科学研究大学との機関レベルの研究協力を促進することに専念します。コーディネーターは、J-PEAKS の枠組みの下で、様々な関係者と密接に連携し、プログラムや活動を確実に成功させ、研究及び資金獲得におけるOISTの戦略的目標に貢献します。

本ポジションは沖縄を拠点とし、アカデミック・パートナーシップ・セクションのシニアマネージャーの直属となります。

本ポジションの募集は、本学が日本学術振興会から採択を受けた「地域中核・特色ある研究大学強化促進事業（J-PEAKS）助成金」を財源としています。

職務内容：

• J-PEAKSの枠組みで行われた活動やプロジェクトをアカデミック・パートナーシップ・セクションのシニアマネージャーに報告する。
• J-PEAKSの連携大学を中心に、OISTの機関レベルの研究パートナーシップを計画、開始、育成、活用する。
• 連携機関との関係の発展段階に応じた連携プログラム、イベント、プロジェクトを促進させるため、連携機関とコミュニケーションを図る。
• PI、研究者、エグセクティブ、学生、および管理者など様々なステークホルダーからの協力と積極的な参加を呼びかけ、プログラムの成功を確保する。
• 機関レベルのパートナーシップを支援するワークショップ、シンポジウム、その他の活動を計画、組織、推進、実施する。
• J-PEAKSプロジェクトに割り当てられた運営予算を策定し執行する。
• 機関レベルの連携活動に関する定期報告書および臨時報告書を作成する。
• 拠点型助成金を含む外部資金獲得のための戦略的パートナーシップを活用するため、 OIST の他のセクションや部門と協力する。
• 機関レベルの連携研究活動の範囲で、個々の研究協力を促進・育成するため に、グラントセクションと連携して SHINKA 等の内部グラントシステムを運用する。
• 教員、研究者、OIST コミュニティ、およびパートナー機関との連携を促進し、その報告をする。
• OIST のプログラム及びその他の活動の資金源となる大規模補助金申請計画 を支援する。
• 大学院大学と協力し、インターンシップやその他の学生向けプログラムを開発する。
• 研究担当ディーンの職務及び計画を支援するため、OIST の他部門にまたがる協力活動を統合・調整する。
• 機関レベルの連携関係の活発なるポートフォリオを確保するために必要なその他の業務を遂行する。

(Required)

1. Proven success in simultaneous multi-project management.
2. Budget management, review, and execution experience.
3. Ability to pursue processes and procedures until issues are resolved from a mid- to long-term perspective.
4. Demonstrated capacity to work effectively in a diverse team.
5. Excellent oral and written communication skills in Japanese and English.
6. Interpersonal skills for effective interaction with researchers, administrators, and executives within OIST and its strategic partner institutions.
7. Deep awareness and sensitivity to the organizational dynamics in counterpart institutions to facilitate smooth and practical interaction between institutions at all levels.

(Preferred)

1. Bachelor's Degree with significant administrative experience.
2. Experience organizing collaborative workshops and symposia.
3. Experience in research university administration.
4. Demonstrated ability to task-organize, drawing in external stakeholders and resources as required by developing situations.

----------------

（必須）

1. 複数のプロジェクトを同時に管理した経験
2. 予算管理、見直し、および実行した経験  
3. 中長期的な視点から、問題が解決するまでプロセスを踏んで追求する能力  
4. 多様性のあるチームの中で効果的に働く能力
5. 日本語および英語での優れた口頭および書面によるコミュニケーション能力
6. OISTおよびその戦略的パートナー機関内の研究者、管理者、経営幹部と協働交流する高い対人能力
7. 連携機関の組織ダイナミクスに対する深い認識と感度を持ち、あらゆるレベルで機関間における円滑かつ実質的な交流を促進できること

（尚可）

1. 学士号取得者で、管理部門における豊富な経験
2. 共同ワークショップ及びシンポジウム等の企画開催経験
3. 研究大学での管理経験
4. 状況に応じて外部のステークホルダーやリソースを活用し、タスクを編成する能力