総務兼社長秘書‐大手外資アパレル

【業界】アパレル、ファッション

本社：USA

従業員：5600人　（世界各国の総数）

【position】Office Supervisory and Executive Assistant/ 総務兼社長秘書

【雇用形態】契約社員（直接契約）

Report To: VP/MD, Japan/ (dual line) Manager, Facilities & Administration • Corporate Functions

【Main Role/Responsibility 主な役割・担当業務】

Office Supervisory オフィススーパーバイザリー(40%)

•Daily office operations management

•Facility management & Compliance.

•Manage new employee on boarding and provide off boarding assistance

•Purchase and maintenance of office equipment.

•Support of group assistant (arrange meetings)

•Translation support (Japanese / English)

•Coordinate company events

•Communication with regional team

•Flight tickets and hotel arrangement for overseas business travelers

•Payment related support (SAP, Concur, Vendor registration)

•Urgent business support

•Maintain relationships with business group

•Manage office budget and control spending

•Vendor management and procurement for office services

•Monitor office supplies, order new stationery, furniture, appliances as required

•Organize maintenance companies

•Event planning and organizing (work together with regional team/local team)

•Project Manager for full cycle of office rent, expansion & extension

•Keep a close connection with HQ

Office Environment Compliance　オフィス環境コンプライアンス (10%)

•Take in charge of fire protection/disaster prevention plan and execution

•other office environment related compliance tasks

Executive Assistance 秘書業務(30%)

•Executive secretary to Japan VP/MD

•Visitors Support (arrange accommodation and translation)

•Executive support related tasks

•Tasks and activities assigned by Executive

Leadership team support (15%)

• Manage scheduling, arrange both domestic and oversea business partners

• Prepare reports and presentations

• Work closely with relevant organizations and maintain healthy working relationships

• Provide additional secretarial support wherever necessary

Others (5%)

【年収】 monthly 375,000 x 12= 4.5 M、経験に応じて応相談

【就業開始日】2023年1月～

【面接プロセス】3回を予定、面談者の組み合わせが変更になる可能性があります。
にご連絡ください。

【応募条件】

l 総務のご経験最低３年以上・秘書のご経験は特になくても大丈夫です。

l 防火管理者の資格をお持ちの方（ない場合は入社と同時に取得していただきます）

l 前向きで、自分から率先して動ける方

l 早いペースの職場でのご経験のあり、同時進行で複数の業務をこなせる方

l ビジネスレベルの英語力（メールにて英語使用、ビジネス初級レベルでも大丈夫です）

【勤務時間】09:00-17:00 （実際勤務時間7H、7Hを超えた場合、残業代支給）、フレックスタイム制度、コアタイム：11:00-15:00

【出社・在宅】在宅勤務可

【就業環境】合計で50人ほどの規模のオフィスです。 半分は外国人で、10カ国から集まっています。 非常にオープンでグローバルな職場環境です。 社内での使用言語は日本語と英語両方です。